Hos vikar- og rekrutteringsbureauet Moment blev automatiserede HR-processer vejen til en ensrettet og effektiv indsats – og med det fulgte mere nærværende ledelse, tilfredse medarbejdere og nemmere arbejdsgange.

En coronakrise, der skabte nye digitale behov, og en fordobling af forretningen. Dét var de to faktorer, der for alvor satte skub i vikar- og rekrutteringsbureauet Moments behov for at automatisere og digitalisere virksomhedens manuelle HR-processer.

I oktober 2021 sagde Moment farvel til håndholdte Excel-ark og overgik til Emplys samlede HR-system, der ensretter, automatiserer og effektiviserer HR-opgaver. Lige fra pre- og onboarding til kursusadministration. Et skifte, som HR Director i Moment, Sara Vinding, bestemt ikke fortryder:

– Når man som virksomhed ekspanderer og har afdelinger i flere lande, er det vigtigt at håndtere HR-processerne automatisk i ét system. Både for vores egen skyld i forhold til ressourcer og for at ensrette vores medarbejderes oplevelse. Emply hjælper os i den grad med at sikre effektive processer på tværs af vores organisation, fortæller hun.

Automatiserede reminderflows sikrer nærværende og ansvarlig ledelse

I Moment er HR en ledelsesopgave. Derfor er det den enkelte leders ansvar at sikre sine medarbejderes trivsel. HR-afdelingen understøtter opgaven ved at sørge for, at lederne har nem adgang til den nødvendige information, og her spiller et HR-system en stor rolle. Systemet kan nemlig stå for at sende automatiserede mails og beskeder ud til Moments ledere, forklarer Sara Vinding:

–Vi har opsat mange vigtige reminders til vores ledere, så vi spiller dem endnu bedre. Lederne får eksempelvis en reminder, når en af deres medarbejdere har fødselsdag, jubilæum eller går på barsel. På den måde bliver de automatisk mindet om deres medarbejderes mærkedage, når vi har indtastet det i systemet fra ansættelsesstart. Det gør det nemt for lederne at være nærværende – og det nærvær mærker vores medarbejdere.

En professionaliseret pre- og onboarding-oplevelse

Emply-systemet har især skabt værdi for Moment i pre- og onboarding-forløb. Systemet har hjulpet med at skabe struktur og sikre en ensartet kvalitet på tværs af lokationer. Og det er også noget, nye medarbejdere bemærker, siger Sara Vinding:

– Vi har fået super positive tilbagemeldinger fra nye kolleger, der bare synes, det hele kører som smurt. De føler sig set og prioriteret – både før, under og efter opstarten.

Moment har iværksat forskellige pre- og onboarding-initiativer for at understøtte en god medarbejderoplevelse. De har produceret små velkomstvideoer og udvalgt kurser og system-introduktioner, der bliver sendt til nye medarbejdere forud for en ansættelse. Derudover samler onboarding-modulet det fulde onboarding-program til den nye medarbejder, ligesom lederne automatisk får besked om at indkalde til opfølgende samtaler efter en og tre måneder.

Initiativer kan genbruges til kolleger på barsel

Det kan lyde ambitiøst at optage videoer og udarbejde kurser til nye medarbejdere. Men det behøver ikke være et stejlt bjerg at bestige, fortæller Sara Vinding. Moments videoer er optaget med mobiltelefon, så de fremstår autentiske og personlige, og materialerne kan skabe værdi på flere områder end blot i pre- og onboardingen:

– Materialerne har flere anvendelsesmuligheder, når de først er lavet. Vi er senest begyndt at bruge vores pre- og onboarding-initiativer til vores kolleger, der kommer retur fra barsel, siger Sara Vinding.

Netop i barselsplanlægningen kan initiativerne gøre gavn – og sikre fastholdelse. En undersøgelse fra Inspired Beyond Babies viser, at syv ud af ti overvejer at skifte job, mens de er på barsel. Det er en af grundene til, at Moment har iværksat et barselskoncept, der skal gøre overgangen fra puslebord til skrivebord nemmere og mere smidig:

– Når en medarbejder skal på barsel, noterer vi det i systemet, og så kører det automatisk derfra. Også under medarbejderens barsel. Med få klik kan vi advisere alle involverede om, at en medarbejder snart kommer retur fra barsel – lige fra booking af morgenmad, klargøring af ny kontorplads og pre-opstartsmøder, siger Sara Vinding og tilføjer:

– Det er oplagt, at vi genbruger vores pre- og onboarding-initiativer til ”re-boarding” af barslende kolleger, så de føler sig opdaterede på virksomheden. På den måde kan vi holde kollegerne i loop og sikre deres fortsatte motivation for at blive på arbejdspladsen.

Få inspiration til at skabe gode pre- og onboardingforløb - download webinar

I vores webinar ‘Styrk medarbejdertrivsel og fastholdelse med et godt pre- og onboardingforløb’ fortæller vi mere om, hvordan du kan skabe gode forløb, der engagerer medarbejderne fra start, og hvordan Emply-systemet understøtter dette.

Download optagelse af webinar her