Sæt medarbejder- og personaleadministrationen i system, så du altid har styr på data og GDPR

Løn, arbejdstider, ferie, sygdom, barsel, GDPR, personalegoder. Det administrative set-up omkring virksomhedens medarbejdere indebærer en masse data og informationer, der er vigtige at have greb om gennem hele ansættelsesperioden. En tjekket behandling og opdatering af medarbejderdata giver nemlig gladere medarbejdere, der føler sig set. Også efter ti år.

Hvorfor er personaleadministration vigtigt?

Let’s be honest. Medarbejderadministration er ikke altid en særlig sexet opgave. Ikke desto mindre er det uhyre vigtigt at have styr på. Fra ansættelse til fratrædelse. Ofte er det en udfordring at sikre, at det rent faktisk bliver gjort. Hvem har ansvaret for, at medarbejderens løn og arbejdstider bliver opdateret, at ferie og fravær bliver registreret, og at sygdom og orlov bliver noteret? Og hvem holder personalehåndbogen up to date? Åh, og så er der lige det der GDPR. Har vi det nødvendige samtykke, og sletter vi data inden for gældende tidsfrist?

Det er måske lavpraktiske spørgsmål – men der er mange af dem. Og det er essentielt at kunne svare godt og hurtigt på dem for at tilbyde en smooth medarbejderrejse. Du ved, hvor medarbejderne kan mærke, at I rent faktisk har styr på deres data, husker deres ferieønsker og registrerer deres nye kontonummer til lønudbetaling.

Gør personaleadministrationen lettere at sikre i hverdagen

Lange, praktiske to do-lister kalder på effektive arbejdsmetoder. Vi har samlet tre råd til jeres administrationsprocesser her, så du får frigivet tid – og løser opgaverne smartere.

1. Kør en sikker dokumenthåndtering
   
   Korrekt håndtering af dokumenter som kontrakter, testresultater, lægeerklæringer, straffeattester og lignende er centralt som top-tunet arbejdsplads. Manuelt og besværligt papirarbejde, hvor du skal udskrive, scanne og sende underskrevne dokumenter, gør det kun sværere at sikre en strømlinet dokumenthåndtering. Som tilmed lever op til juridiske krav og GDPR-regler om opbevaring af persondata.

   
   Gør processen nemmere og hurtigere ved at køre dokumenthåndteringen og signaturer digitalt. I et digitalt system kan du styre, hvem der har adgang til hvad – og dermed minimere sikkerhedsbrud. Ved at sende dokumenter til digitale signatur slipper du for omstændigt papirarbejde. Det sparer både jer og jeres medarbejdere tid, som I kan bruge på andre vigtige opgaver.
   
   

2. Lad medarbejderne opdatere deres stamdata
   
   Det kan være noget nær umuligt at være up to date med adresseændringer og pårørendelister, når hverdagen kører, og de faglige opgaver kræver fuld fokus. Men stamdata kan også indeholde kompetencer, kurser, erhvervede skills, fraværsårsager og lignende – og det er vigtige informationer, der kan bruges strategisk og til forretningsudvikling. Et komplet overblik over dine medarbejderes kompetencer giver dig vigtige data og indsigter, du kan bruge til at udvikle både din forretning og dine medarbejdere i den rigtige retning.
   
   

   Fjern en manuel, tidskrævende opgave fra dit skrivebord, og få medarbejderen til at opdatere sine egne data. I et digitalt HR-system kan du opsætte reminders til hver enkelt medarbejder, så de fra tid til anden bliver mindet om at opdatere deres oplysninger. Du bestemmer selv, hvor ofte de skal mindes om det. Hvad end det er adresseændringer, nyt telefonnummer, nyt kursus eller noget helt fjerde, opdaterer medarbejderen det selv. Slut med flaskehalse, juridisk snavs og ærgerlige forglemmelser.
   
   

3. Saml alle medarbejderdata i et automatiseret system
   
   De mange manuelle opgaver kan fjernes ved at benytte et automatiseret system til opbevaring af medarbejderoplysninger. I Emplys medarbejdermodul kan du nemt søge og finde medarbejderes stamdata, fraværsoplysninger, kontrakter, kursuscertifikater og udviklingsplaner – alt sammen ét sted. Win for dig, der slipper for at opbevare og opdatere data 117 forskellige steder.
   
   

   Gennem automatiserede reminders og tjeklister er det slut med forældede medarbejderdata. Medarbejderne opdaterer deres oplysninger selv – og du får notifikationer om vigtige ændringer. Du får altså tid til andre vigtige opgaver, der kan udvikle jeres organisation og arbejdsplads.

Tre vigtige huskeregler om GDPR

EU’s skærpede regler fra 2018 stiller nye (udfordrende) krav for databeskyttelse og behandling af personoplysninger for virksomheder og organisationer. Der er regler for typer af informationer, du må indsamle som virksomhed, hvor lang tid du må gemme dem – og hvilke dokumentationskrav du har over for medarbejderne.

Personaleadministration er fyldt med persondata. Det er krævende at opfylde og sætte sig ind i, så I ikke kommer på afveje. Et HR-system kan sikre den nødvendige datasikkerhed, så du automatisk indhenter de nødvendige samtykker og sletter data efter x antal år.

Der er dog nogle generelle overvejelser, du altid kan gøre dig – og dem har vi samlet her:

1. GDPR i rekruttering: Hvilke oplysninger er relevante for dig at kende som eventuel arbejdsgiver?
   I ansættelsessituationer gælder det fine – og svært definerede – krav om relevans. Hvad er relevant og nødvendigt for dig at vide om din kommende medarbejder til det job, vedkommende skal ansættes til? Eksempelvis vil det ikke opfattes som relevant at spørge til kandidatens civilstatus, politisk orientering eller fysiske skader, hvis du skal ansætte en kontorassistent. Sæt dig godt ind i, hvilke personadata der kræver hvilket behandlingsgrundlag (hjemmel), så du ikke får fingrene i den dyre GDPR-maskine.
   
   

2. GDPR og medarbejderdata: Alle medarbejderne har ret til at vide, hvilken data I behandler om dem.
   Som arbejdsgiver har du oplysningspligt, når det gælder medarbejdernes persondata. Medarbejderen har omvendt en indsigtsret til egne persondata. Forskellen er, at du som virksomhed har pligt til aktivt at oplyse dine medarbejdere om, hvilke data du opbevarer om dem, hvor medarbejderne har ret til at bede om indsigt i data, du behandler om vedkommende. De data kan som oftest findes i referater af medarbejdersamtaler, kontrakter, kommunikation/mails og fraværsstatistik.
   
   

3. GDPR ved fratrædelse: Husk at få alle data med, når du sletter personoplysninger.
   Som hovedregel skal du som virksomhed slette en fratrædende medarbejders data lige så snart, det ikke er nødvendigt at opbevare dem mere. Husk, at data kan have en betydning for et ansættelsesretligt efterspil, hvorfor det kan være nødvendigt at bevare data i længere tid. Husk at se både digitale og fysiske steder igennem, når du sletter persondata. Også de mapper, du ikke har set igennem i flere år. Better safe than sorry.

Den fulde medarbejderrejse

Fase 1: Rekruttering

Fase 2: Pre- & onboarding

Fase 3: Medarbejderadministration

Fase 4: Medarbejderudvikling

Fase 5: Offboarding