Bevar din virksomheds gode employer brand ved at køre respektfulde off-boarding-processer

Når en medarbejder afmønstrer skibet, enten ved selv at forlade stillingen eller blive afskediget, er det vigtigt, at du kaster en redningskrans ud, der holder både din medarbejder og din virksomhed godt oven vande. Hvor onboarding-processen er med til at akklimatisere en medarbejder til jobbet, skal off-boarding-processen give medarbejderen en respektfuld vej ud.

Når du har et planlagt off-boarding-program, sender du medarbejdere godt afsted, beskytter fortrolige virksomhedsoplysninger og -data og får unik feedback om din virksomhed fra den medarbejder, der er på vej ud. Et veltilrettelagt off-boarding-program kan altså bidrage til at opretholde din virksomheds omdømme og positive virksomhedskultur.

Hvordan sikrer du en god off-boarding?

En succesfuld off-boarding giver arbejdsgiver og den snart tidligere medarbejder mulighed for at afslutte et arbejdsforhold med respekt i opsigelsesperioden, men også efter du har taget afsked med din kollega.

Her får du vores bud på, hvad der betyder mest, når du tilrettelægger et off-boarding-program.

Hav styr på arbejdsstyrken – også før opsigelser og fyringer

Det er alfa og omega, at du har styr på kompetenceafdækning. Det er nemlig vigtigt i et risikostyringsperspektiv. Det handler om at undgå, at medarbejdere sidder på så specifik viden, at ingen andre i huset har (bare en snært) af den viden. En del viden er måske fordelt i virksomheden, men ofte findes der en unik, tillært eller ubevidst viden koncentreret i få hoveder.

I off-boarding-processen handler det om at få styr på, hvad der skal overdrages, og hvem der skal sidde med den snart forhenværende medarbejders opgaver. De fleste medarbejdere vil gerne sikre en god overlevering til kolleger, men det kræver en standardiseret procedure – så alle ved, hvad de skal i sådan en situation. Hvornår skal medarbejderen lære Louise op i systemet? Eller overdrage en kunde til Jacob? Og ved Jacob, at han skal overtage kunden?

Den overdragelsesprocedure kan med fordel sættes i system allerede før eventuelle opsigelser og fyringer, så du identificerer overlap og huller i den nuværende arbejdsstyrke – uden for off-boarding-processen. Sæt findings og løsninger i system, så du har en klar plan for arbejdsstyrken og tilhørende procedurer – og derved reducerer risici og maksimerer produktiviteten.

Få data til at udvikle din forretning

Et oplagt spørgsmål at stille sig selv, uanset om en medarbejder har sagt op eller blevet afskediget, er: Hvad gik galt? Når medarbejdere forlader din virksomhed, har du en gylden mulighed for at blive klogere på, hvorfor I mister medarbejderen.

Prioritér en exit-samtale mellem medarbejderen, der har sagt op, og en neutral person fra HR. Hvad er årsagen? Kunne I have gjort noget anderledes? Hvad vil medarbejderen give jer af råd? Måske det er den fjerde medarbejder, der har sagt op i den samme afdeling på et år. Giver det anledning til at tale med lederen af afdelingen? Det er ikke kun en fordel for dig, der får værdifulde HR-data fra felten, du kan bruge til at forbedre din virksomhed. Medarbejderen får tillige luft, bliver lyttet til og du viser, at medarbejderen har haft en værdi. Ofte skaber det en bedre stemning, når medarbejderen lukker døren for sidste gang hos din virksomhed.

I kan ligeledes lære en masse i en fyringsproces. Kig på, hvorfor I var nødt til at fyre den pågældende medarbejder. Hvordan endte det her? Og har vi som virksomhed også et ansvar for det? Brug anledningen til intern refleksion, så I kun lander i fyringsmøllen, når det er nødvendigt.

Send medarbejdere afsted som gode ambassadører

Hvis du prioriterer en god off-boarding-proces, hvor dine ex-medarbejdere føler sig ordentlig behandlet, lyttet til og sendt afsted på gode vilkår, understøtter du deres fortsatte loyalitet. At have tidligere medarbejdere som gode ambassadører ude i verden kan ikke undervurderes. Det bidrager positivt til dit employer brand, virksomhedsomdømme og -kultur. Som en lækker sidevogn lader du samtidig døren stå på klem til ”boomerang-medarbejdere”, der efter et par år kunne finde på at søge tilbage til din virksomhed. Sagt på en anden måde: Off-boarding af medarbejdere er – hvis det gøres rigtigt – god business.

Hvad skal du huske i off-boarding-processen?

Off-boarding-processer er ofte forskellige fra afdeling til afdeling og medarbejder til medarbejder. Men der er nogle generelle huskeregler, der får jer tættere på en ordentlig og respektfuld off-boarding. Få de fem fifs lige her.

1. Den hurtige kommunikation til organisation, medarbejdere og eventuelt vigtige kunder
   
   Lad være med at putte med informationen om, at en medarbejder stopper. I værste tilfælde kan det ende med ærgerlige rygter og forkerte konklusioner, der kan skade virksomhedens omdømme.
   
   

   Få lederen til at informere de nærmeste interessenter så hurtigt som muligt. Kommunikationen bør være kort og præcis – men med mulighed for at opklare tvivl hus kollegerne. Fortæl, at medarbejderen stopper i stillingen pr. x dato, og knyt gerne en personlig tak og/eller ærgrelse til situationen. I nogle tilfælde kan lederen også begrunde opsigelsen og nævne, om virksomheden påtænker at ansætte en ny, eller hvem der skal overtage arbejdsopgaverne.
   
   

2. Planlæg overdragelse af viden og arbejdsopgaver
   
   Få leder og medarbejder til at sætte sig sammen, så de i fællesskab kan lægge en god plan for overleveringen af viden, oplysninger og opgaver. Måske noget kan overleveres direkte til en kollega, mens andet skal skrives ned og gemmes, til der måske begynder en ny medarbejder i stillingen. Det afhænger af medarbejderens rolle og ansvar. Teknik og drift kan nemmere forklares på papir, hvor ledelsesprocesser eller mersalgsarbejde kan være vanskeligere at nedfælde.
   
   

   Ofte tager overdragelse længere tid end først antaget. Så afsæt god tid i medarbejderens kalender – mest for din egen skyld, så I er sikre på, at alle gyldne informationer forbliver i organisationen.
   
   

3. Få overblik over medarbejderens genstande og it-adgange
   
   Hvis medarbejderen har været i virksomheden i mange år, kan det være svært at få greb om de (mange) udleverede arbejdsredskaber. Selvfølgelig skal medarbejderen returnere praktiske genstande som nøgler, adgangskort, pc og lignende, men husk også at tjek op på eventuelle bøger, abonnementer, rejsekort eller andet af den karakter.
   
   

   Husk desuden at informere it om medarbejderens fratrædelse. Få slettet medarbejderens mail, adgange til mapper, systemer og konti i rette tid, så medarbejderen ikke kan logge på fra privaten. Det er nødvendige foranstaltninger, da medarbejderne er den største it-trussel mod en virksomhed – og det er ærgerligt, hvis en forglemmelse om at lukke en brugerkonto skal få alvorlige konsekvenser for cyber-sikkerheden.
   
   

4. Planlæg fratrædelsesinterview eller out-placement-forløb
   
   En off-boarding-proces kan hurtigt gå op i overlevering og praktiske gøremål. Men husk at få relevante og værdifulde indsigter fra medarbejderne, inden døren lukker i. Book kalendere relativt tidligt, så I udnytter off-boarding-perioden bedst muligt. De fleste medarbejdere vil nemlig gerne gøre jer klogere.
   
   

   Hvis I har afskediget en medarbejder, kan I overveje at igangsætte et out-placement-forløb. Det kan være et plaster på såret og en kærkommen hjælpende hånd for en medarbejder i arbejdskrise, men det kan også give jer afløb for den dårlige samvittighed, man som (menneskelig) arbejdsgiver kan sidde tilbage med. At sende en medarbejder godt videre øger chancerne for, at medarbejderen fortsat taler pænt om din virksomhed – fordi du sætter et positivt punktum.
   
   

5. Markér – og husk – den gode afsked
   
   Få sagt pænt farvel til din medarbejder. Det behøver ikke være en særlig formel seance, men indkald afdelingen og/eller andre fra organisationen til enten en morgenmad eller eftermiddagskaffe, så alle kolleger har mulighed for at sige pænt farvel. Det øger medarbejderoplevelsen hos både nuværende og snart tidligere kolleger, at en virksomhed vil prioritere at samle ledere og kolleger til en god afsked for medarbejderen.

Kør automatiserede off-boarding-processer med Emply

Der er stor værdi at hente ved at gennemføre et succesfuldt og elegant off boarding-forløb. Emplys off- boarding-modul sikrer en organiseret og strømlinet proces, så medarbejdere forlader din virksomhed med den bedst mulige følelse. I systemet kan du opbevare tjeklister, to do’s og interview-guides, der automatisk kan uddelegeres til ledere og relevante personer i en exit-situation. Derudover får du automatiske reminders om alle de praktiske aspekter ved en medarbejders opsigelse eller fyring.

Stil de samme spørgsmål – og få strategisk viden

Ét HR-system giver de bedste forudsætninger for, at din virksomhed får stillet de samme spørgsmål, når medarbejdere tjekker ud. Den data og viden opbevares i systemet og giver dig et solidt overblik, så du rent faktisk kan rykke på data. Et perfekt afsæt til strategiske forretningsforbedringer og lederudvikling. Og de sweet spots kan være svære at opdage, hvis data ikke er systematiseret og organiseret.

Stå stærkt juridisk med data gennem medarbejderrejsen

I en fyringssituation skal du som virksomhed kunne dokumentere, at din medarbejder ikke har levet op til det, stillingen har forudsat, og som du har forventet (medmindre det handler om interne nedskæringer, omlægninger og omstruktureringer). Det er oftest nemt at bevise. Det er dog sværere at bevise, at medarbejderen har kendt til kritik- og advarselspunkter. For hvordan forbedrer man sig som medarbejder, hvis man ikke ved, at man ikke leverer?

I et samlet HR-system har du overblik over medarbejderudvikling, feedback og opfølgning mellem leder og medarbejder, der kan fungere som dokumentation – baseret på data. En dokumentation på en on-going dialog mellem leder og medarbejder, der viser, at medarbejderen har vidst, at vedkommende ikke har leveret.

Gennemfør et godt exit-interview

Når en medarbejder har stukket en opsigelse i hånden på dig, er det god kutyme at invitere medarbejderen til en exit-samtale. Både for at anerkende medarbejderens indsats og resultater, men i lige så høj grad for at skabe (eller bevare) et positivt indtryk af din virksomhed. Tidligere medarbejdere kan også fungere som ambassadører – og hvem ved? Måske medarbejderen finder vejen tilbage til dig.

Her får du fem råd til at tackle en god exit-samtale i din off-boarding-proces.

1. Forbered interviewet godt på forhånd. En exit-samtale kan gå i mange retninger, så forbered på forhånd, hvad du præcist ønsker at vide fra den medarbejder, der forlader din organisation. Vinklen afhænger af både afdeling, uddannelse, anciennitet og tidligere historik i virksomheden.
   
   

2. Skab en tryg stemning. En exit-samtale kan være en sårbar situation for begge parter. Skab en tryg, positiv og personlig stemning, så medarbejderen ved, at der er no hard feelings. Husk at lytte til medarbejderens ønsker og signaler – både inden og til samtalen – så det også er medarbejderens samtale (frem for kun din). Måske din medarbejder skal ud med nogle frustrationer – og det skal der være rum til.
   
   

3. Spørg ind til, hvad der motiverede medarbejderen til et nyt job. Hvilke årsager eller grunde tippede vægtskålen for medarbejderen? Var der noget af din viden eller dine kompetencer, vi ikke fik sat i spil? Det er værdifuld information for dig, uanset om det var manglende udviklingsmuligheder, en dårlig chef, for lidt ansvar eller dårlig løn. Du kan bruge den viden til at optimere din virksomhed og forhindre, at andre går samme vej.
   
   

4. Afdæk medarbejderens syn på din virksomhed – herunder kritikpunkter og eventuelle løsningsforslag. Hvad skulle vi have gjort for, at du var blevet? Og hvad kan virksomheden generelt gøre bedre? Input fra hestens egen mund – win! Husk, at du skal være klar på, at medarbejderen muligvis ikke kun vil rose virksomheden. Hav et åbent sind – også selvom I måske ikke er enige.
   
   

5. Afrund interviewet, og indvi medarbejderen i processen herfra. Sig pænt tak for denne gang og medarbejderens indsats i virksomheden. Forklar gerne processen herfra. Hvad skal exit-data bruges til? Lad medarbejderen vide, hvordan du påtænker at handle på bekymringer, kritikpunkter og løsningsforslag.

Den fulde medarbejderrejse

Fase 1: Rekruttering

Fase 2: Pre- & onboarding

Fase 3: Medarbejderadministration

Fase 4: Medarbejderudvikling

Fase 5: Offboarding