Kør succesfulde pre- og onboarding-forløb, og giv dine nye medarbejdere den bedste start i din virksomhed

Større medarbejdertilknytning. Færre sygedage. Stærkt kollegialt sammenhold. Gladere medarbejdere. Ressourcebesparende processer. Lyder det ikke skønt?

De mange fordele (og der er endda flere) er målbare parametre, som din virksomheds pre- og onboarding påvirker – og som kan aflæses direkte på din virksomheds bundlinje.

Hvorfor er onboarding vigtigt?

Onboarding er en strategisk opgave, der har stor betydning for dine medarbejderes fremtid i virksomheden og ”time-to-performance”. I gennemsnit tager det 6,2 måneder, før en nyansat leder har bidraget med lige så meget værdi til virksomheden, som den nye leder har kostet virksomheden1. Den tid bliver minimeret betydeligt med et godt onboarding-forløb. Fordelen? Hurtigere succes i ansættelsen. Til gavn for din medarbejders trivsel og virksomhedens effektivitet.

Kommer du rigtigt fra start, kan du imødekomme dine nye medarbejderes behov og ønsker allerede inden, de sætter foden indenfor. Og hvem vil ikke gerne have topengagerede medarbejdere fra start?

• 86 % af nyansatte medarbejdere beslutter sig for, om de vil blive eller forlade en organisation inden for de første seks måneder.

• 60 % mener, at virksomhedens forberedelser inden jobstart er mangelfulde eller ikke-eksisterende.

• 88 % vil gerne lære mere om arbejdspladsen, inden de starter.

• 60 % øget fastholdelse, hvis medarbejderen har været igennem et godt onboarding-forløb.

Hvordan skaber du stærke pre- og onboarding-forløb?

Når nye medarbejdere skal finde fodfæste i en virksomhed, er et veltilrettelagt pre- og onboarding-forløb altså helt afgørende. Men hvordan skruer du sådan et forløb sammen?

Her får du tre vigtige opmærksomhedspunkter, du kan skele til, hvis du vil skabe pre- og onboarding-forløb, der holder.

1. Hav en klar processtyring
   
   Manglen på et planlagt og veltilrettelagt forløb kan ofte spores tilbage til det store spørgsmål: Hvem tager teten? Hvis det ikke er klart defineret, er der (ofte) ingen, der gør det.
   
   

   Listen af opgaver er lang: Hvem er ansvarlig for oplæring og uddannelse, hvem sørger for at definere arbejdsopgaverne, og hvem giver feedback, når de første opgaver er afleveret? Læg dertil de helt praktiske opgaver som bestilling af velkomstblomster, opsætning af mail og introduktion til nye kolleger.
   
   

   Det kalder på en klar plan for, hvad der skal gøres, og hvem der skal gøre det. Få styr og struktur på processen og onboarding-programmet, så I ikke ender med flaskehalse, manglende afstemning og udefinerede roller og opgaver. På den måde er du også tættere på at levere en konsistent medarbejderoplevelse på tværs af virksomhedens afdelinger.
   
   

2. Giv dine medarbejdere tidlige succesoplevelser
   
   En ting, der kan være nem at glemme, er, at dine nye medarbejdere så gerne vil bidrage fra dag ét. Det kan skubbe lidt til det fine hensyn, du som virksomhed gerne vil vise ved at give medarbejderne en blød, rolig start. Men det er i begyndelsen af ansættelsen, at dine medarbejdere er allermest motiverede og engagerede – og det skal du huske at belønne.
   
   

   Opstil fx mål for træning, læring og udvikling af nye kompetencer. Inden på mandag skal du tage følgende e-learning modul eller kigge Jonas over skulderen, når han behandler en ny kundesag i systemet. Dernæst er det nemlig oplagt at sætte mål for medarbejdernes performance: I løbet af de næste to uger skal du – med supervision fra Jonas – selv behandle en kundesag. Det behøver ikke være store, forkromede opgaver eller projekter. Start i det små. Det bliver en succes for medarbejderne at leve op til de forventninger og mål – selvom de er små – for de vil føle, at de bidrager. Og dermed lever op til deres ansættelse.
   
   

3. Automatisér forløbene, og få overblik
   
   En god pre- og onboardingproces kræver et ensrettet flow og involvering af de rette personer i virksomheden. Et it-understøttet HR-system kan hjælpe med at skabe den nødvendige struktur og det komplette overblik, så det ikke hænger på én person at huske det hele. Ved at køre digitaliserede onboarding-processer kan du sætte strøm til automatiserede flows, der uddelegerer opgaver til de rette personer, og tracke medarbejdernes tilfredshed med opstartsforløbet, opgaver og virksomheden generelt. De mange data er helt essentielle for at generere viden og opnå succes – for både virksomhed og medarbejdere.
   
   

   Værdien af et it-understøttet pre- og onboardingforløb er ikke til at tage fejl af. Det er en kæmpe gevinst at kunne samle alle tjeklister, alle processer samt al data og dokumentation ét sted. Ikke nok med, at det sikrer de bedste betingelser for et problemfrit pre- og onboardingforløb, du opbevarer også medarbejdernes stamdata og masterdata efter gældende lovgivning.

> Hvordan hjælper Emplys moduler mig med bedre pre- og onboarding? Få svaret og seks unikke fordele her.

Tjekliste: Hvad skal du huske for at lykkes i pre- og onboarding-processen?

Lange to do’s og så lidt tid. Så hvad skal du især huske for at levere spitzenklasse pre- og onboarding-forløb? Dette er ikke en fyldestgørende liste, og der findes et hav af andre praktiske opgaver, men skel til tjeklisten her, når du ser jeres pre- og onboarding igennem i sømmene.

Før opstart

• Send en velkomstmail med praktiske informationer som mødetid og -sted, frokost, parkering, mentor, onboarding-program, dresscode og kontaktinformationer.

• Informér virksomheden om jeres nye, kommende kollega. Virksomheden skal også være klar til at byde den nye kollega velkommen, fordi medarbejderen vil føle sig som en ønsket – og uundværlig del – af virksomheden fra start.

• Planlæg onboarding-forløbet. Hav en plan for, hvad der skal ske de første uger af ansættelsen – både af opgave- og møde-karakter, men lige så meget socialt.

Den første dag

• Sæt god tid af til introduktion – til kolleger, afdelingen og direktøren. Sørg for, at der er tid til at smalltalke uformelt. Det er kun et godt tegn, at I som virksomhed har tid og lyst til at investere i det.

• Hold et opstartsmøde med mentor eller leder. Her får medarbejderen en præsentation af virksomheden og afdelingen samt praktiske informationer om faglige og sociale aktiviteter.

• Gennemgå onboarding-programmet. Stemmer det overens med det, medarbejderen havde forestillet sig? Er der noget, der overrasker – eller ikke er relevant? Måske du har noteret et e-learning-kursus, medarbejderen allerede har gennemført. Snak programmet godt igennem, så I har et godt, fælles afsæt.

De første tre uger

• Sæt mål for læring, udvikling og til medarbejderens performance. Det giver et godt forspring til succesoplevelser hos jeres nye medarbejder, som vil føle, at du har tillid til deres evner – fordi du lader dem bidrage allerede i begyndelsen af deres ansættelse.

• Hav en løbende dialog og forventningsafstemning med medarbejderen, så det bliver tydeligt, hvilken rolle de er tiltænkt i organisationen, og om det stemmer overens med ønskede opgaver og nuværende kompetencer.

• Planlæg et opfølgningsmøde, og check ind med medarbejderen. Giv plads til spørgsmål, undring og observationer. Det er oftest først efter et par uger, at spørgsmål trænger sig på.

Efter tre uger

• Husk, at onboarding ikke slutter, fordi intro-programmet ophører. Og det er forskelligt, hvor længe et godt onboarding-forløb varer. Det kan være alt fra tre til seks måneder (eller kortere eller længere), men som tommelfingerregel slutter et onboarding-forløb først, når medarbejderen leverer det, der er forventet i stillingen. Vær opmærksom på, at det kan stille ekstra krav til dig i leveringen af en sublim onboarding-oplevelse, fordi du også skal tænke onboarding efter et par måneder.

• Giv løbende feedback. Som ny medarbejder kan man godt være usikker på, om man nu leverer godt nok. Og det kan man godt være i lang tid. Så hav ekstra meget fokus på (grundig) feedback på forskelligartede opgaver.

Skab de bedste pre- og onboarding-forløb med Emply

I Emplys onboarding-modul kan du nemt kommunikere, følge op og holde overblik over hele pre- og onboardingforløbet. Det bliver nemmere at uddelegere opgaver, så alle har styr på deres ansvarsområder. Når de praktiske opgaver og tjeklister kører automatisk, minimerer du risikoen for fejl og tunge processer. I stedet sikrer du en gennemført og professionel medarbejderoplevelse.

> Få inspiration til platformen i praksis, når virksomheden LINK Mobility fortæller, hvordan de bruger Emplys moduler til pre- og onboarding.

Få unikke indsigter, der styrker medarbejderoplevelsen

Med data samlet ét sted kan du nemt udtrække vigtige indsigter, du kan bruge til at justere og forbedre jeres onboarding-proces. Og medarbejderoplevelsen bliver endnu bedre, hvis du benytter ét system til håndtering af hele medarbejderrejsen med data fra rekruttering til offboarding. Du har adgang til hele medarbejderens historik, som du kan bruge til kompetenceudvikling og opfølgning gennem hele ansættelsen. Det gør dig til verdens mest tjekkede arbejdsgiver.

Genbrug dine pre- og onboarding-initiativer til re-boarding

Det kan virke som et stejlt bjerg at bestige med alle de mulige pre- og onboarding-aktiviteter, du kan iværksætte. Men det behøver det ikke at være – og investeringen i initiativerne kommer tifoldigt igen. Du kan nemlig sagtens genbruge dine onboarding-aktiviteter til eksempelvis re-boarding af medarbejdere, der kommer retur fra barsel eller orlov.

En undersøgelse fra Inspired Beyond Babies viser, at syv ud af ti overvejer at skifte job, mens de er på barsel. Derfor er det oplagt at holde godt fast i tilknytningen af dine medarbejdere på barsel, så de glæder sig til at komme tilbage til arbejdsopgaverne. Genbrug initiativer som små velkomstvideoer og udsendelse af nye kurser og system-introduktioner, inden din medarbejder kommer retur – og nyd, at systemet hjælper dig med at huske at få bestilt blomster, få gjort en kontorplads klar, og få indkaldt til opstartsmøder.

> Læs, hvordan vikar- og rekrutteringsbureauet Moment A/S bruger deres onboarding-initiativer til re-boarding af barslende medarbejdere, og hvordan en professionaliseret pre- og onboarding har skabt bedre HR-processer.

Den fulde medarbejderrejse

Fase 1: Rekruttering

Fase 2: Pre- & onboarding

Fase 3: Medarbejderadministration

Fase 4: Medarbejderudvikling

Fase 5: Offboarding