Persondatapolitik

Hos Emply ApS (”Emply”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) prioriterer vi fortrolighed og datasikkerhed højt. Denne persondatapolitik gælder for vores behandling af personoplysninger, herunder på vores hjemmeside www.emply.com, og fastlægger retningslinjer for Emplys måde at behandle dine personoplysninger på og giver dig de oplysninger, som du har krav på at modtage i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning. Du skal læse persondatapolitikken, inden du afgiver dine personoplysninger til Emply.

Denne persondatapolitik omhandler Emplys aktiviteter som dataansvarlig. Når Emply behandler personoplysninger om vores kunders medarbejdere i Emplys HR-system, agerer Emply som databehandler og er underlagt de vilkår, der fremgår af den databehandleraftale, vi har indgået med vores kunder. Du kan læse mere om vores rolle som databehandler, hente en kopi af vores standard databehandleraftale og læse mere om hvilke sikkerhedsforanstaltninger, vi har truffet for at passe på dine medarbejderes personoplysninger.

1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Den dataansvarlige for dine personoplysninger er:
Emply ApS, Lyngbyvej 2, 2100 København Ø, CVR-nr.: 31430747, telefon +45 70 28 60 50, e-mail support@emply.com

2. Typer af personoplysninger

De typer af personoplysninger, som vi indsamler, omfatter:

• Dit navn
• Din e-mailadresse
• Dit telefonnummer
• Din adresse
• Fødselsdato
• CPR-nummer
• Eventuelt dit køn
• Betalingsoplysninger
• Oplysninger om din ordre
• Din IP-adresse
• Oplysninger du angiver, når du opretter en konto/profil
• Kommunikation med dig
• Hvilken type browser du anvender
• Brugernavn
• Password
• Digitale fodspor
• Stillingsbetegnelse
• Den individuelle udstyrskode
• Udstyrsnavn
• Lokationsdata
• Dato og tidspunkt for registrering af en ny bruger
• Lovpligtig dokumentation efter hvidvaskloven
• Interesser

Indsamling af dine personoplysninger sker i ét eller flere af nedenstående tilfælde:

• Når du anvender hjemmesiden
• Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev
• Når du kontakter os via kundeservice
• Henvendelser til os via kontaktformularer eller pr. e-mail, telefon eller med almindeligt brev
• Når du kontakter os for at modtage support til brugen af vores produkter
• Når du tilmeldes eller tilmelder dig et kursus

Når du kontakter os på vores hjemmeside, vil du se, at du kan udfylde tekst i såkaldte ”fritekstfelter”, hvor du kan formulere dig frit, så vi kan hjælpe bedst muligt med at besvare din henvendelse.
Vi opfordrer dig i den forbindelse til alene at dele, hvad der er nødvendigt for, at vi kan besvare din henvendelse, så du ikke deler følsomme eller fortrolige personoplysninger med os.

3. Anvendelse af personoplysninger

Personoplysningerne kan indsamles og anvendes til følgende formål:

• For at indgå en kontrakt med dig
• Tilmelding til og modtagelse af nyhedsbrev
• For at oprette dig som kunde
• Kundeservice og generel kommunikation
• Opfyldelse af krav i henhold til gældende lovgivning
• For at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares
• Personalisering (profilering) af vores markedsføring til dig, herunder på baggrund af din klikadfærd i forhold til den modtagne markedsføring ved hjælp af cookies
• Undersøgelser, statistik, udvikling og beskyttelse af vores tjenester
• Udsendelse af kundetilfredshedsundersøgelser
• Fakturering og anden opkrævning af betaling
• Håndhævelse af Emply brugervilkår
• Registrering i vores CRM-system som et potentielt lead eller repræsentant for en virksomhed, så vi kan kontakte dig med oplysninger om og tilbud på vores produkter
• Afvikling af kurser.

4. Grundlag for behandling af dine personoplysninger

Vores juridiske grundlag for behandlingen af dine personoplysninger til ovenstående formål er følgende:

• Opfyldelse af kontrakt ved levering af tjenester (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b)
• Samtykke i forhold til udsendelse af nyhedsbrev (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a)
• Legitim interesse i at kunne udarbejde statistik, foretage undersøgelser, forbedre samt udvikle vores tjenester og produkter (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)
• Legitim interesse i at kunne udsende servicemeddelelser (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)
• Legitim interesse i at kunne udsende kundetilfredshedsundersøgelser (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)
• Legitim interesse i at kunne fastlægge, forsvare og gøre retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra f)
• Legitim interesse i at kunne indsamle og administrere dine personoplysninger, herunder via din klikadfærd i forhold til udsendt markedsføring og via cookies på vores hjemmeside (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f)

5. Videregivelse til andre dataansvarlige og overladelse til databehandlere

For at opfylde ovenstående formål kan vi give tredjeparter adgang til dine personoplysninger, der på baggrund af et kontraktuelt forhold med Emply leverer relevante ydelser. Det kan fx være it-leverandører, kundekontaktcentre, faktureringsleverandører eller mailudbydere. Sådanne serviceleverandører vil kun behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruktioner i henhold til indgåede databehandleraftaler.

I forbindelse med Emplys udvikling kan selskabsstrukturen ændre sig, fx ved helt eller delvist salg af Emply. I tilfælde af delvis overdragelse af aktiver, der indeholder personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for den forbundne videregivelse af personoplysninger som udgangspunkt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Emply har en legitim interesse i at overdrage dele af sine aktiver samt at foretage kommercielle ændringer.

Under visse omstændigheder og i henhold til lovgivningen kan det desuden være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til:

• Politiet
• Advokater
• Revisorer
• Domstole
• Offentlige myndigheder

Vi kan også dele dine kontakt- og præferenceoplysninger med vores koncernforbundne selskaber, hvis det er nødvendigt af interne, administrative hensyn, eller hvis du fx har givet samtykke hertil i forbindelse med tilmelding af nyhedsbreve mv.

Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige, der er etableret i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel altid baseres på fornødne garantier, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 7, navnlig EU-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse. Du kan kontakte os for at få udleveret en kopi af disse standardbestemmelser.

6. Sletning af personoplysninger

Vi sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere har behov for at behandle dem til opfyldelsen af et eller flere af de formål, som fremgår ovenfor. Oplysningerne kan dog behandles og opbevares længere i anonymiseret form. Se skemaet nedenfor for konkrete slettefrister:

7. Cookies

Vi anvender cookies på vores hjemmeside. Du kan læse mere om brugen af cookies i vores cookiepolitik.

8. Sikkerhed

Vi beskytter fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af dine personoplysninger. Derfor har vi implementeret sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at vores interne procedurer lever op til de fastlagte sikkerhedsstandarder og gældende lovkrav.

Vi har interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Følsomme og/eller fortrolige personoplysninger vil alene blive sendt i krypteret form iht. Datatilsynets vejledninger.

9. Dine rettigheder

• Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger vi behandler om dig (databeskyttelsesforordningens artikel 15)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod vores indsamling og videre behandling af dine personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 21)
• Du har ret til berigtigelse og sletning af dine personoplysninger, dog med visse lovbestemte undtagelser, herunder bogføringsloven og hvidvaskloven (databeskyttelsesforordningens artikel 16)
• Du har ret til at anmode os om begrænsning af dine personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 18)
• Under visse omstændigheder kan du også anmode om at modtage en kopi af dine personoplysninger samt om transmission af de personoplysninger, du har afgivet til os, til en anden dataansvarlig (dataportabilitet) (databeskyttelsesforordningens artikel 20)
• Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet. Vi vil herefter slette dine personoplysninger, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på andet grundlag.

10. Spørgsmål og klage

Hvis du har spørgsmål til denne persondatapolitik eller hvis du ønsker at klage over den måde vi behandler dine personoplysninger på, er du velkommen til at kontakte os på telefon 70 28 60 50 eller e-mail support@emply.com.

Du kan også kontakte vores databeskyttelsesrådgiver (DPO), DPO Danmark, på 77 34 46 00 eller dpo@dpo-danmark.dk.

Hvis din klage ikke bliver løst af os, og du vil gå videre med sagen, kan du klage til Datatilsynet:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon 33 19 32 00
e-mail: dt@datatilsynet.dk